如果你是今年準備申請大學的學生，還是自己或親友的小孩準備要申請大學，一定會知道從四年前開始已全面採用「書面審查電子化作業」，也就是將原本的申請入學備審資料，以PDF檔的方式上傳到「大學甄選入學委員會」的網站，以節省列印及郵寄的成本，也方便教授們閱讀。但是不少同學的資料動不動就是一大疊，要怎麼將PDF檔有效控制在5MB以內呢？今天阿正老師就簡單介紹幾個小撇步，歡迎正在準備申請大學的同學們參考喔！
今年則是全面從3/30(五)開始開放資料上傳，而且單一檔案的容量必須在5MB以內，每一校系所有審查資料項目之檔案總容量以10MB為限。
(圖片來源：大學甄選入學委員會)
不過同學們精心準備了一大堆的資料，最怕的就是轉出來的PDF可攜式文件檔的容量會「破表」，就必須犧牲照片的數量，或是想辦法減少PDF的容量。今天阿正老師就介紹幾個小技巧，無論你使用的是Office 2016、2010、2007還是2003，都可以輕鬆將PDF檔有效控制在5MB以內，大家不妨也來跟著阿正老師以下的教學一塊兒來試試看吧！
大學甄選入學委員會 個人申請網頁 |
一、Office 2007/2010的PDF轉檔方法
1.你可以先參考大學甄選入學委員會的個人申請網頁中的「下載專區」，裡面有基本的Office轉PDF檔教學，不過沒有介紹要如何調整PDF容量。
2.如果你是Office 2007的使用者，必須先安裝「Office 2007的增益集」才能儲存為PDF檔，該增益集的容量只有913KB，只要到微軟網頁下載並安裝即可。
※下載網址：http://www.microsoft.com/zh-tw/download/details.aspx?id=9943
安裝完成之後，就可以在選單的「另存新檔」中找到「PDF或XPS」這個存檔選項了。
3.如果是Office 2010之後版本(2013、Office 365、2016)的使用者，只要存檔時在「存檔類型」選擇「PDF(*.pdf)」即可將Word的格式儲存成PDF檔了。但是問題來了，如果我的檔案轉出來超過5MB該怎麼辦？
可以看到下圖，阿正老師加上了幾個紅框，在「最佳化」的地方有「標準」跟「最小值」可以選擇，在「工具」裡面還有一個「壓縮圖片」的選項可以點選。
4.接著阿正老師就來做個小示範，我先準備了一個嵌入了20張大型照片檔（平均大小約5MB）的Word檔，再加入約4000個字，儲存之後的Word檔容量差不多要7MB。
接著儲存為標準的PDF檔（最佳化的選項為「標準」），轉出來的容量約為3.3MB(檔名為1.pdf)。接下來我在「工具」→「壓縮圖片」的選項，將「目標輸出」選擇為「螢幕(150ppi)」，則轉出來的容量為1.9MB(檔名為2.pdf)。最後將最佳化的選項改為「最小值」，則PDF檔的容量就變成了824KB(檔名為3.pdf)。
下面就是轉出來3種PDF檔的容量。可看到容量相差很多，你可以在製作好備審資料後，先用「標準」的模式來轉為PDF檔，如果容量超過5MB，再去調整「壓縮圖片」的選項為150ppi，還是超過的話，只好用「最小值」的最佳化模式，犧牲掉圖片的解析度了。
Q：我需要先將我的照片或掃描圖檔，用繪圖軟體先縮小後才放到Word裡面嗎？
A：其實不用，因為Word在轉檔為PDF時會自動壓縮圖片、降低圖片的解析度，所以就算你丟了一大堆大型圖片到Word裡面，轉出來的PDF檔容量還是可以利用上述方式來縮小。
二、Office 2003或其他文書軟體的轉檔方式
如果你還在使用Office 2003，要怎麼轉為PDF檔？阿正老師在三年多前曾寫過一篇《PDF應用懶人包，讓你輕鬆學會使用PDF！》，裡面介紹了多套可以將文件轉為PDF的軟體，如CC PDF Creator、PDFCreator、PrimoPDF、CutePDF…等，今天要介紹的是有中文界面，而且設定選項完整的PDF Creator。
PDFCreator
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1.PDFCreator的安裝方式很簡單，而且可選擇繁體中文界面。
2.安裝完成之後，就可看到多出了一台「PDFCreator」的虛擬印表機。
3.在Office 2003或其他軟體點選「列印」，並選擇「PDFCreator」這台印表機，就會出現以下畫面，在「文件夾」選擇要輸出PDF的位置，再輸入標題、作者…等資訊後，按下〔保存〕按鈕即可儲存。
我們還可以在「配置文件」選單中選擇「高壓縮比(檔案較小)」或「PDF/A(長期保存)」即可，如果選擇「高品質」的話檔案容量很容易破5MB。
5.PDFCreator的設定比Word內建的還完整，你可以按下「配置文件」選單右邊的〔編輯〕來進入設定畫面，點擊左邊的「轉換」來設定圖片的壓縮率，基本上「壓縮」的部份可以用「JPEG-高」或「JPEG-中」即可（壓縮越低，檔案越大）。
也可以勾選「對圖像片重新取樣…DPI」，然後將「解析度」的數值改為150或更小（預設為300），就可以精準控制PDF的容量了。
因為教授是在螢幕前來觀看你的PDF檔，而且每個PDF檔的觀看時間不會超過5分鐘（因為一位教授在短短幾天之內就要審查數百個檔案，不可能每個都非常仔細去放大來看），因此只要在Word或繪圖軟體中先將圖片的亮度及對比調整好（尤其是掃描的文件），讓教授能夠看得清楚即可。
三、壓縮你的PDF檔
如果你製作出來的PDF還是超過5MB，又不想裝PDF轉換軟體來設定，阿正老師這邊推薦幾個可以壓縮PDF的網站，大家不妨試試：- https://smallpdf.com/zh-TW/compress-pdf
- http://www.ilovepdf.com/compress_pdf
- https://www.sejda.com/compress-pdf
- http://www.jinapdf.com/compress-pdf-file.php
壓縮完成後可以直接下載新的PDF檔，請檢視看看裡面的文字格式及影像品質是否接受，如果OK的話就大功告成了！ 如果還是超過5MB，只要從原始檔下手去刪減內容囉！
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距離上傳審查資料只剩下沒幾天了，還在為了PDF轉檔而感到困擾的同學，趕快也來試試看上面幾種方法，製作出符合規定容量的PDF檔吧！
最後阿正老師預祝各位考生金榜題名！
補充:檔案製作的注意事項
下面補充一下大學甄選入學委員會對於檔案製作的注意事項：- 1.上傳期間：107年3月30日至各大學規定繳交截止日每日上午8時至下午9時止，考生須
依規定完成審查資料上傳作業，始得參加指定項目甄試。 - 2.繳交方式：一律採用網路上傳方式繳交審查資料。（部分校系針對若干審查資料項目，
另訂以郵寄或其他方式繳交者，考生應依其規定另行繳交至該大學）。 - 3.校系要求之高中(職)在校成績證明，考生若為當學年度各高中(職)應屆畢業生，統一由其
所屬學校上傳至甄選委員會，其餘考生（含已畢業生或持境外學歷、同等學力報考生等）
則由本人自行上傳。 - 4.審查資料上傳須依各校系要求之項目，分項製作成PDF格式檔案後再逐一上傳，單一項目之
檔案大小以5MB為限，每一校系所有審查資料項目之上傳檔案總容量以10MB為限。 - 5.考生須於該校系繳交審查資料截止日前，完成該校系審查資料上傳作業並完成確認，若逾
該校系繳交截止日，審查資料上傳系統即關閉該校系之審查資料上傳功能。 - 6.考生完成確認後，審查資料上傳系統會主動於各審查項目前加入書籤(封面)，並將所有審
查項目整合為一個PDF檔，考生應將已確認之檔案儲存後，重新開啟並檢視儲存後之檔案
是否完整。 - 7.上傳之審查資料於確認前皆可重複上傳，亦即考生若欲修改資料內容時，可將修改後之檔
案重新上傳。惟若審查資料一經確認後，一律不得以任何理由要求修改，請考生務必審慎
檢視上傳之資料後再行確認。 - 8.考生須於繳交截止日前完成網路上傳審查資料「確認」作業，完成確認後，審查資料上傳
系統即產生「審查資料上傳確認表」，考生應自行存檔，嗣後考生對審查資料上傳相關事
項提出疑義申請時，應提示「審查資料上傳確認表」，未提示者一律不予受理。 - 9.審查資料上傳完成確認後，有關各校系第二階段指定項目甄試報名、繳費等相關資訊，仍
須詳閱本簡章「貳、分則」各校系規定，並依其規定向該大學完成報名、繳費等相關作業。 - 10.考生僅上傳審查資料而未確認時，甄選委員會逕於繳交截止日後，將已上傳之審查資料整
合為一個PDF檔並轉送各大學。考生得否參加第二階段指定項目甄試，依各大學規定辦理，
考生不得異議。
*前述未確認之審查資料中，若僅有高中(職)在校成績證明，且該成績證明係由考生所屬高
中(職)學校上傳者，一律視同「考生未曾上傳審查資料」，亦即甄選委員會將不會把此份
資料送至各大學。 - 11.審查資料上傳系統所輸入之學科能力測驗應試號碼及身分證號碼(或居留證號碼)，必須
與報名107學年度學科能力測驗的號碼相同。
※ 審查資料PDF檔請考生使用文字或靜態圖形方式顯示，不得加入影音或其他特殊功能(如附件、連結或Flash等)，以免上傳之檔案無法完整呈現。＃＃＃
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